Kanada Gelir Kurumu (CRA) nin beş popüler denetim hedef alanına maruz kalanlardan olan otomobil harcamaları, genellikle CRA tarafından sıklıkla denetlenen kalemlerin başında gelenidir. Bu bakımdan herhangi bir inceleme veya denetimde en tartışmalı kalemlerden haline gelmiştir.
Kanımca bunun iki nedeni vardır:
(1) Otomobil giderleri oldukça basit bir gelir vergisi kavramıdır ve bu nedenle deneyimsiz CRA denetçileri için bile denetlenmesi kolaydır ve
(2) Otomobil giderleri kolay bir hedeftir, çünkü insanlar bunu doğru bir şekilde belgelemezler. Bu nedenle otomobillerinin ticari amaçlı kullanımının yorumu vergi denetçilerinin insafına bırakılmıştır.
Çalışanlar
Bir çalışan veya komisyon çalışanı olarak otomobil masraflarını talep etmek için işvereniniz Form T2200-Çalışma Koşulları Beyan’ını doldurmalıdır. Daha sonra, aşağıda daha ayrıntılı olarak tartışıldığı gibi, aracınızın ticari amaçlarla kullanıldığı ölçüde, vergiye tabi olmayan geri ödemeler veya ödenekler düşüldükten sonra, Form T777’de otomobil giderlerinizi talep edebilirsiniz.
Serbest Meslek Sahibi Bireyler
Çalışanlara benzer şekilde, çoğu serbest meslek sahibi kişi, kişisel gelir vergisi amacıyla bilgilerini düzenlerken ve toplarken genellikle yakıt giderlerinin, onarım giderlerinin, sigorta primlerinin, otoyol ücretlerinin, araba yıkama ve kiralama maliyetlerinin %100’ünü gider olarak kaydederler. Bu tam talep, daha sonra, genellikle muhasebecileriyle görüştükten sonra, otomobil kullanımının kişisel kısmı ile azaltılır. Örneğin, toplam otomobil maliyetleriniz ve giderleriniz $10.000 ise ve arabanızı zamanın %75’ini iş için ve %25’ini kişisel amaçlar için kullanıyorsanız, otomatik harcama talebiniz için $7.500 rapor edersiniz.
Şirketler
Aracınız işletmeniz adına kayıtlı ise, otomobil masrafı konusu daha karmaşıktır. Aracın şirket adına satın alınacağına mı yoksa şirkete mi kiralanacağına veya kişisel olarak mı kiralanacağına ve iş kullanımı için şirkete geri ödeme yapılmasına karar verilmelidir. Şirkette kişisel aracınız için masrafların %100’ünü ödemeniz durumunda, muhasebeciniz genellikle kişisel kullanımınızla (yukarıdaki örneği kullanarak $2,500) kurumsal otomatik gideri azaltmak için bir giriş yapacak ve hissedar cari hesabınızı borçlandıracaktır. Alternatif olarak, otomatik giderlerin %100’ünü kişisel olarak ödüyorsanız, muhasebeciniz iş kullanımınız için otomatik giderleri artırmak için bir giriş rezervasyonu yapacaktır (yukarıdaki örneği kullanarak $7.500) ve şirketten $7.500’ı size geri ödemesini veya hissedar cari hesabınızı kredilendirmesini isteyecektir.
Aşağıda tartışılacak olan “stand by” yükünden kaçınmak için şirketin, otomobil neredeyse yalnızca iş için kullanılmadıkça ve bu şekilde belgelendirilmedikçe, şirket tarafından bir otomobilin satın alınması veya kiralanması genellikle önerilmez.
Burada %100 iş amaçlı kullanılan bir kamyon, kamyonet vb. değil hem kişisel hem de kurumsal olarak temelde her zaman kullandığınız bir araçtan bahsediyoruz.
İşverene Ait Otomobiller – Stand By
Kullandığınız araca sahip olan veya kiralayan bir şirketin çalışanı veya hissedarıysanız, “Stand-By”adı verilen bir istihdam vergi yükünüz olabilir. Her yıl “Stand-By”, araç satın alınmışsa araç bedelinin %24’ü, kiralanmışsa kiralama bedelinin 2/3’ü olarak hesaplanır.
Ek olarak, sürülen her kişisel kilometre için “Stand-By” yükünün ½’sine (iş kullanımı %50 veya daha fazlaysa) veya 29 cente (2022 için) eşit işletme maliyetleri için ek bir şahsi vergi yükü oluşabilir. Yukarıda belirtildiği gibi, otomobilin değeri düşse bile, bu yük her zaman otomobilin orijinal maliyetinin %24’ü kadardır. Bu nedenle, mümkünse araba üç veya dört yıl sonra satın alınmaya özen gösterilmelidir.
Şirkete ait bir aracı kişisel kullanımınız iş kullanımına göre düşükse, “Stand-By” hesaplamasında olası bir azalma olabilir. Esas olarak iş için (>%50) araç kullandığınız ve kişisel kullanım km’nizin ayda 1,667 km’den veya yılda 20,004 km’den az olduğu durumlarda, “Stand-By” şu şekilde hesaplanır:
Kişisel kullanım kilometresi/ (1.667 x aracın kullanımınıza hazır olduğu ay sayısı) x hesaplanan orijinal “Stand-By” yükü (%24 x aracın orijinal maliyeti veya 2/3 kiralama maliyeti).
Temel olarak, kişisel kullanım kilometreniz ne kadar düşükse, “Stand-By” hesaplamasında azalma o kadar büyük olur.
Yukarıdaki formüle göre, 20,004 kişisel km’ye ulaştığınızda azalma ortadan kalkar.
İş ve Kişisel Kullanım Karşılaştırması
Otomobil harcamaları için bir kesinti talep eden bireysel ve kurumsal vergi mükellefleri için, kişisel kullanım yüzdesine karşı ticari kullanım yüzdesi, genellikle CRA tarafından bir itiraz konusudur. Göreceli yüzde kullanımına destek olarak, vergi mükellefinin her zaman aracın 1 Ocak ve 31 Aralık tarihlerinde kilometre sayacı okumasını not etmesini tavsiye ederim. Bunu yapmanın nedeni, en azından bir yılda katedilen kilometre miktarının CRA inceleme görevlisi veya denetçisi için net olmasıdır. Bir otomobil masrafı iddiası amacıyla iş kullanım kilometrelerini destekleyen en iyi kanıt, müşteriyi veya müşteriye gidilen mesafeyi ve yolculukta kat edilen kilometre sayısını gösteren bir seyir defteridir; ancak, çok az insan bu kadar ayrıntılı kayıtları tutar. Çoğu kişi, CRA tarafından iş kullanım iddialarını desteklemeleri istendiğinde, üç yıla kadar geriye giderek ve Outlook takvimlerini kullanarak sürüş kayıtlarını yeniden oluşturmak için bir seyir defteri oluşturmak için mücadele etmek zorunda kalmaktadır. Bu eğlenceli bir egzersiz değildir. Denetçiye bağlı olarak, bazen üzerinde anlaşmaya varılan bir iş/kişisel kullanım oranı üzerinde bir seyir defteri olmadan pazarlık yapabilirsiniz; ancak denetçinin bu yaklaşımın uygulanması durumunda, vergi mükellefinin iş kullanım hakkının her zaman azalmasıyla sonuçlanır.
CRA son dönemlerde, bir yıllık ayrıntılı kayıt tutmanın olduğu örnek bir dönem için bir kayıt defterine biraz önem vermeyi teklif ediyor. Örnek bir kayıt defteri ile ilgili olarak CRA’nin söylediği şey aşağıdadır:
CRA, aşağıdaki kriterleri karşılaması halinde, bir aracın tam bir yıllık kullanımının kanıtı olarak bir örnekleme dönemi için tutulan bir seyir defterine önemli ölçüde ağırlık vermeye hazır olacaktır. Vergi mükellefi daha önce, işletme için tipik olan 12 aylık tam bir dönemi kapsayan bir kayıt defterini doldurmuş ve tutmuştur (“taban yıl”). 12 aylık sürenin bir takvim yılı olması zorunlu değildir. Müteakip her yıl için en az bir sürekli üç aylık periyotluk bir örnekleme periyodu için bir kayıt defteri tutulmuştur (“numune yıl periyodu”). Üç aylık örnek dönem boyunca kat edilen mesafeler ve aracın ticari kullanımı, baz yıldaki aynı üç aylık dönem (“baz yıl dönemi”) için karşılık gelen rakamların yüzde 10’u dahilindedir. Aracın bir sonraki yılda hesaplanan yıllık iş kullanımı, baz yıla göre yüzde 10’dan fazla artmaz veya azalmaz.
ÖZET OLARAK
Belgeleme çok önemlidir. Otomobil masraflarını talep etmek ve belgelemek sıkıcı ve zaman alıcı bir süreçtir. Ancak, denetlenirseniz, bu çabayı üstlendiğiniz için minnettar olacaksınız.
Her zaman olduğu gibi tüm okurlara bol kazançlı ve az vergili günler dilerim.
Yasal Uyarı: Yayınlanan köşe yazısı yazarın konuyla ilgili kişisel derlemeleri ve genel gorusleri/yorumları olup, tüm hakları yazara aittir. Kaynak gösterilse dahi köşe yazısının tamamı özel izin alınmadan kullanılamaz. Ancak alıntılanan köşe yazısınin bir bölümü, alıntılanan köşe yazısına aktif link verilerek kullanılabilir.
